Det bedste svar begynder med de rigtige spørgsmål

Det er bare kommet til din opmærksomhed, at en kunde indgivet en klage over Mr. Smith, en af dine medarbejdere. Mens din tarm fortæller dig, at kunden kan har overreagerede lidt, er der nok oplysninger til at begrunde et møde med Mr. Smith. Du kender fra tidligere erfaringer, at han er lidt følsom over for kritik, men du har flere legitime bekymringer. Hvordan kan du få de oplysninger du har brug for uden at udløse et negativt svar fra Mr. Smith?

Du er møde med en kreditor, der er bagud for tidsplanen og budgettet på et projekt. Du ønsker ikke at bringe job og du ønsker ikke at brænde en bro med dette selskab. Men du er slet ikke tilfreds med den måde, tingene går og du skal tage nogle svar tilbage på din VP of Operations. Hvad er din bedste tilgang?

Det kræver samarbejde mellem hver person involveret for at sikre en problemfri drift af en virksomhed eller organisation. Dette er ikke nogen lille opgave og i processen der er tilbøjelige til at være løbende interpersonelle udfordringer. Uanset om du har brug for oplysninger til at hjælpe du adresserer behovet for en kunde, løse et problem, medarbejder, eller effektivt afhjælpe et problem med en kreditor, kan stille de rigtige spørgsmål på den rigtige måde og på det rigtige tidspunkt gøre hele forskellen.

Gode spørgsmål hjælpe alle involverede arbejde hen mod en “win-win” resultat. De skal bruges til at afklare oplysninger, ikke nedgøre eller kritisere. St. Francis sagde, “søge at forstå [ret] end at blive forstået.” Forståelse er vanskeligt at komme med uden første indsamling af de rigtige oplysninger.

For at stille de rigtige spørgsmål på den rigtige måde, skal du overveje flere centrale regler og strategier:

Lyt! Når en person føler sig forstået er de mere modtagelig over for andres meninger, ideer og spørgsmål. At give en person uden afbrydelse, mulighed for at udtrykke sig helt kommunikerer interesse i, hvad de har at sige og respekt for dem som person. Lige så vigtigt, det giver dem mulighed at “få det fra deres bryst” slippe de følelser, der ellers kan hæmme en konstruktiv dialog.

Styre dine følelser. Hvis du er vred eller ude af kontrol, du mister respekt og troværdighed. Hvis din frustration er vokset til vrede, kan det være bedst at undgå at stille spørgsmål, indtil du er i stand til at slippe følelsesmæssige rulletrappe. Som Thomas Jefferson anvist, “Hvis du er vred, count to ten før du reagerer. Hvis du er virkelig vred, tælle til 100. ”

Start med noget positivt. Uanset hvor meget du kan være uenig med en person på et bestemt emne, prøv at finde noget positivt at dele om dem eller deres indsats. At udtrykke påskønnelse eller en oprigtig kompliment før du stiller dit spørgsmål vil ofte åbne lytteren for at høre hvad du har at sige. Det vil vise dem, at du ikke er fjenden og at du har evnen til at tænke objektivt. For eksempel, “jeg virkelig sætter pris på den tid og indsats du har lagt i dette projekt. Tak. Mit spørgsmål til dig… “

Bygge på aftalen. Hvis dit spørgsmål er tilbøjelige til at afspejle uenighed eller et alternativt synspunkt, forsøg at finde noget du kan blive enige om første og forord dine spørgsmål med det. For eksempel, “Jeg er enig med dig at vi har brug for en politik vedrørende dette spørgsmål. Mit spørgsmål vedrørende din anbefaling for politikken er det…” Aftale om et problem, uanset hvor lille, sætter dig i mindre af en kontradiktorisk rolle.

Undgå “hvorfor” spørgsmål. Ordet “hvorfor” kan komme på tværs som anklagende, og kommunikerer skuffelse eller misbilligelse. Denne ene lille ord har magt til at udløse en defensiv reaktion. Se, hvis du kan omformulere dit spørgsmål ved hjælp af “hvad” eller “hvordan” i stedet for “hvorfor” og fjerne personlige stedord “du”. For eksempel, i stedet for at spørge, “Hvorfor du træffe beslutning inden rådføre sig med os?” kan du sige, “Hvad gjorde det nødvendigt at træffe beslutning om før rådføre sig med os?” Denne enkle ændring i frasering kan holde sagen bliver personlige og gør det muligt at holde fokus på fakta.

Bo fra en talerstol. Folk bruger nogle gange mulighed for at stille et spørgsmål som en platform for at udtrykke, hvad de tror, at svaret bør være. Hvis du søger oprigtigt oplysninger for at øge din forståelse, konstruere dit spørgsmål korrekt så diskussionen kan komme videre.

Undgå personangreb og sarkasme. Spørgsmål som indeholder personlige jabs eller sarkasme meget rabat værdien af et vigtigt spørgsmål og kan afspejle en mangel på personlig integritet og selvkontrol. Kamp fristelsen til at “handle” dine følelser ved at holde fokus på fakta, ikke personen.

Spørge “Er du enig?” En effektiv måde at hverve dialog er at oplyse din forståelse af spørgsmålet og afgørelsen om du mener er bedst og så bare spørge: “Er du enig?” For eksempel, “Jeg tror det ikke ville være klogt at bruge ABC Engineering for dette projekt med de udfordringer, vi oplevede med dem sidste år. Er du enig i?” Deler dine synspunkter i denne ikke-truende måde giver sagsøgte mulighed for at enten se din pointe, og er enig med dig, eller at uenig og tilbyder oplysninger, der vil tilføje til din forståelse af problemet.

Spørg “åbne” spørgsmål. En tidsubegrænset spørgsmål opfordrer mere end bare et “ja” eller “ingen” svar. Det åbner døren til mere dialog og mulighed for større forståelse. I stedet for at spørge, “Støtter du den nye computer networking forslag?” kan du anmode om, “Please Fortæl mig hvad du synes om den nye computer networking forslag.” Det åbne spørgsmål vil sandsynligvis fortælle dig, hvor personen, der står i spørgsmålet, og også grunden til, at de har indtaget holdning, de har.

Velkonstrueret spørgsmål, på den rigtige måde og på det rigtige tidspunkt, øger sandsynligheden for produktiv dialog. Og huske, om du spørger eller udtrykker en mening, hvis du behandler mennesker med høflighed og overholde de fleste af dem vil bøje sig over baglæns for at samarbejde med dig, mens du arbejder mod vellykket løsning af problemet.

Leave a Reply

Your email address will not be published.